办事指南

办事指南

外语学院教职工出国出境服务指南

发布者:系统管理员   发布时间:2014-05-06

    一、出国出境事务管理机构

    学院教职工出国出境事务的审批与管理由校人事处和外事处负责,两个机构的职责范围如下:

    1、人事处:主要负责以下三项事务的审批及相应手续的办理:(1)期限在6个月及以上的公派出国出境;(2)自费留学;(3)探亲、访友、旅游等因私出国出境事务。

    2、外事处:主要负责期限在6个月以下公派出国出境事务(如参加国际会议、访问考察等)的审批及因公护照的办理。

 

二、出国出境事务相关政策
    参见《浙江大学教职工出国工作管理办法》(浙大发人〔200631)、《浙江大学关于因公临时出国(境)审批与管理工作的规定》(浙大发外[2003]25号)、《外语学院在职教职工出国出境审批暂行规定》(外语[2014]12号)。

 

三、出国出境校内审批程序

(一)、长期因公出国出境的申请程序
   申请长期(六个月及以上)因公出国出境人员应在拟出国(境)前三个月向学院提交书面申请及研修计划,经研究所、教学部、教学科等部门及院党政联席会讨论同意后,妥善安排好教学、科研、人才培养等工作交接,特别要提前做好教学任课的工作安排。相应工作交接完成后开始按照国家、学校等不同渠道的出国(境)项目进入申请程序,填写校人事处所要求的相关审批表。育龄期申请人员需签订《计划生育承诺书》,交学院组织人事科备案。

1、国家公派:

收到正式邀请信后,填写《浙江大学国家公派出国人员工作安排表

学院审批并经有关部门会签

将《浙江大学国家公派出国人员工作安排表》、邀请信及中文翻译件各一份(赴美人员应提供DS-2019表,赴日人员应提供在留资格认定书)交校人事处培养与发展办公室

人事处审核后报主管校长审批

与国家留学基金委签订《资助出国留学协议书》(协议书内担保人应为学校在职教工),与学校签订出国(赴港澳)留学协议书,并经公证处公证

凭身份证、户口簿向杭州市公安局申领护照,当场填写《中国公民因私出国护照申请表》,单位报备人员(正处级及以上干部、校办企业负责人及财务负责人、涉密人员)的申请表需学校签署意见

到上海集训部办理相关手续并申请签证

按规定向国家留学基金委缴纳出国保证金

向学院组织人事科及校人事处培养与发展办公室报告出国日期

2、单位公派:

收到正式邀请信后,填写《浙江大学公派出国()留学校内程序审批表》,中层干部填写《浙江大学公派出国()留学校内程序审批表(中层干部)

学院审批并经有关部门会签

将《浙江大学公派出国()留学校内程序审批表》、邀请信及中文翻译件各一份(赴美人员应提供DS-2019表,赴日人员应提供在留资格认定书)交校人事处培养与发展办公室

人事处审核后报主管校长审批

与学校签订出国(赴港澳)留学协议书(协议书内担保人应为学校在职教工),并经公证处公证,同时到计划财务处缴纳保证金(1年及以上2万,一年以下1万)

凭身份证、户口簿向杭州市公安局申领护照,当场填写《中国公民因私出国护照申请表》,单位报备人员(正处级及以上干部、校办企业负责人及财务负责人、涉密人员)的申请表需学校签署意见

申请签证

到中国银行浙江省分行换外汇(包氏奖学金出国人员除外)

向学院组织人事科及校人事处培养与发展办公室报告出国日期

3长期因公出国出境申请延期的审批程序

公派出国人员有按期学成回国服务的义务。长期公派出国人员确因合作研究及教学科研需要,可申请延长期限。一般申请延长的期限不得超过原批准的出国期限,延长以一次为限,最长为1年。国家公派攻读博士学位人员,如期获博士学位后可申请延长做一期博士后。

公派出国人员申请延长期限,应在到期前一个月寄回国外导师邀请延长期限函(含经济资助证明),并填写《浙江大学在外留学人员申请延长审批表》,经学院同意后报学校审批,由学校人事处将审批结果通知本人并抄送所在单位。

    4、按期回国后,学院组织人事科、校人事处报到,认真填写《浙江大学留学回国人员报告书》,一式两份,经所在单位负责人签字盖章后交校人事处培养与发展办公室(紫金港校区东三104-12,电话:88981610);并同时将电子版发至邮箱:cecaie@zju.edu.cn.

按规定退还保证金

 

(二)、短期因公出国出境的申请程序

出国、赴港澳访问、考察、学术交流、参加学术会议需提前向学校外事处提出申请。建议提前三个月办理因公短期出国或赴港澳审批手续,提前四个月办理因公短期赴台手续。无论任何情况,在出国(境)前应将出国申请表交校外事处,外事处受理后方能出国(境)。如事先没在校外事处办妥出国(境)手续,回国后一律不予补办手续,由此产生的一切后果均由出国(境)人员本人自负,请出国(境)人员重视,特此提醒!

报批需要的材料:

1.   凡出国或赴港澳台都需填《浙江大学临时出国或赴港澳台人员申请表》。表格分四类(教职工学院副职干部学院正职干部外籍教师),请按本人身份填写表格。

2.   邀请信复印件一份,注意邀请信上的时间必须与申请表上所填时间一致。

3. 赴香港一个月以上、赴港工作或由邀请单位支付酬金的人员,填写由香港邀请方提供的“输入内地人才计划”表及赴港工作同意书。

4.    赴台人员加填赴台人员审查表 (一式二份,由学院党委填写)

另:赴台需要材料:

一般的访问考察或合作研究:

1对方单位邀请信

2邀请单位的背景资料

3在台湾每一天的行程安排 

赴台开会:

1对方单位邀请信

2邀请单位的背景资料

3在台湾每一天的行程安排

4会议的详细议程

5会议不涉及“一中一台”或“两个中国”问题的承诺书

6所有被邀请与会的大陆代表总名单

1.   系(所)负责人意见

2.   学院组织人事科意见

3.   学院行政负责人意见

4.   院党委领导意见

5.   学院或部门中层领导出国出境一个月以上需校组织部意见,正职以上人员出访需校主管领导意见

6.    办理出国政审手续由校党委指导办理。

以上手续办完后校外事处出具出国任务批件

 

假期因私出国(境)审批程序

教职工因私出国应安排在寒暑假及法定长假,由于特殊原因需在工作期间因私短期出国的人员,向学院递交书面申请,经学院党政联席会讨论通过后报校人事处审批。普通教职工填写《浙江大学教职工因私出国(境)程序表》,中层干部填写《浙江大学中层干部因私出国(境)程序表》。

经学院同意后到行政服务办事大厅人事处窗口报人事处审批,中层领导报校长审批。

向学院组织人事科报告出国(境)日期。

回国后向学院组织人事科报到,经检验护照后,到行政服务办事大厅人事处窗口销假备案。

 

五、自费出国留学、定居、工作

自费出国留学、定居、工作的人员应在出国前按规定办妥辞职和离校手续。未办妥手续自行出国的,按擅自出国处理。如对学校教学科研工作造成损失,学校保留依法追究出国人员经济、法律责任的权利。

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