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外语学院研究生赴海外参加高级别国际学术会议资助实施办法(试行)

发布者:系统管理员   发布时间:2014-11-19

 
 
为了鼓励我院研究生积极参与高级别国际学术交流,进一步拓宽研究生国际视野,全面提高研究生培养质量,在《浙江大学研究生公派出国管理的暂行办法》(浙大研院(200619)和《浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议资助条例》(浙大研院 200929)号)基础上,特制定外语学院研究生赴海外参加高级别国际学术会议资助实施办法。
 
一、资助对象和资助条件
1、申请资助的研究生应同时具备以下条件:
本校正式注册的全日制研究生(含定向生和委培生),具有良好的政治素质,较强的科研能力和目的语国家语言交流能力;
以第一作者撰写并以浙江大学为第一署名单位的学术论文或摘要,被在海外举行的本学科领域高级别国际学术会议录用。
2、原则上每一位研究生在学期间只能获得一次该项资助。具体视研究生院出国留学办拨款情况而定。
3、高级别国际学术会议须是本学科内相对权威的、定期召开的国际会议,以研究生院信息管理系统中已有的名录为准。该名录学院每学期初(3月、9月)申请集中更新一次,推荐的老师须填写《浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议项目添加申请表》,学科负责人签字后送研究生科,由研究生科统一交研究生院审核后进入系统名录。
 
二、资助内容和资助额度
根据申请者具备的条件和论文录用情况,择优分等级资助。
1、对于论文(摘要)被录用为墙报形式参会者,给予单程国际旅费的资助;
2、对于以口头宣读形式参会者,给予往返国际旅费的资助;
3、对于论文被录用为大会(或分会场)特邀报告或主题发言者、或获得会议颁发的优秀论文奖项者,除了给予资助往返国际旅费外,可申请资助会议注册费及参会期间的生活费。
 
三、申请和评审程序
1、符合上述资助条件的申请人需于会议开始时间两个月前登陆研究生信息管理系统,填写“浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议资助申请表”,提交并打印该申请表,请导师和两位本学科副教授以上职称的推荐专家(申请人自行联系)签署意见。定向生和委培生还须同时征得所在单位的同意并在该表签署意见。如有顺访任务,请于会议申请时一并提出,否则不予受理(顺访时间须与会议时间连接,且访问天数不能超过会议天数。)。
2、申请人向学院研究生科递交如下纸质材料:
1)《浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议资助申请表》;
2由会议主办方出具的正式邀请函(需用带有会议主办单位logo抬头的纸及手写签名);
3)论文录用通知;
4)论文录用类别(ORALPOSTER)证明(邮件不能作为证明和存档材料,若论文录用类别仅表述为PRESENTATION,则需同时提交PROGRAM即宣读论文时间安排表才能视同为ORALPROGRAM正式证明函件,有官方签名。);
5)被录用论文全文(按国内外正式期刊投稿格式,作者排名必须为第一作者);
6)外语水平证明等。
3、学院对申请人所递交材料各项信息是否属实及填写是否正确进行审核,通过后,纸质材料留存,在研究生管理系统中国际会议资助->浏览审核栏目通过审核。
若同时有多人申请国际会议资助,学校下拨经费不足的情况下,学院将以申请人科研能力、科研成果等作为主要考核依据,请3位专家进行评审,根据专家评审意见确立拟获资助的名单、资助内容及资助额度。
4、研究生院培养处在研究生信息管理系统中对申请资助情况进行最终审核。
  5、获得资助的学生登录研究生信息管理系统,填写“因公出国申请”(网上填写后导出并在相应栏内签署好意见),详细流程见研究生院网上《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》、学院研究生科网上审核通过后,原件交外事处,复印件自己留存。
 6、后续护照、签证、机票、出国任务批件和借款单等办理流程详见研究生院网上《浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议申请资助手续办理流程》。
 
四、经费使用和管理
1、获资助者于会议结束后一个月之内,登陆研究生信息管理系统,按照《浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议申请资助手续办理流程》上传相关回国资料后,打印“浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议总结一览表”,经导师、学院分管领导签字盖章后提交学院研究生科,由研究生科、研究生院网上审核通过。之后,可凭相关票据(借款单、批件、出国出境申请表复印件、签字盖章后的发票和机票行程单、登机牌)到财务处报销资助经费。
2、资助经费由研究生院下拨。相关费用标准按照相应规定执行。
 
 
                               外国语言文化与国际交流学院
                                          201411
 

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